Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess

För att du ska kunna utnyttja dina medborgerliga rättigheter är det nödvändigt att känna till vad offentlighetsprincipen innebär, nämligen:

Rätten för alla, svenskar och utländska medborgare, att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstepersoner sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige ända sedan år 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Allmänna handlingar

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar. En kommunal handling kan vara allmän, eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Inkommen post till kommunstyrelsen de senaste veckorna

Sekretess

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten. En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas.

Var finns handlingarna?

Kommunen (och alla andra offentliga förvaltningar) måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker.

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till den förvaltning, som förvarar handlingen. Vet du inte vilken förvaltning som förvarar handlingen kan du vända dig till kommunstyrelsens kansliavdelning, så hjälper vi dig vidare.

Hur fort kan du få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar.

Får du ta med dem hem?

Du kan läsa handlingarna på stället och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunstyrelsen i varje kommun bestämmer vad det kostar att kopiera handlingar. Läs mer om avgifter i Taxa för avskrifter, kopior med mera av allmänna handlingar Pdf, 193.9 kB..

Kan du få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta. Du kan klaga om du nekas att ta del av en handling och du ska enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.

Mer att tänka på

Även all din egen korrespondens (brev, fax, e-post och så vidare) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra. Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstepersoner eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.

Personuppgifter

Alla kommunala nämnder har ett ansvar för att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt. Dataskyddsförordningen har ersatt den svenska personuppgiftslagen, med skärpta regler kring hur företag och myndigheter får behandla dina personuppgifter. Den som ansvarar för hur dina personuppgifter hanteras, och att hanteringen är laglig, kallas för personuppgiftsansvarig. I kommunen är normalt sett respektive nämnd personuppgiftsansvarig för den hantering som sker inom nämndens verksamhet.

Läs mer om hur personuppgifter hanteras i Falköpings kommun enligt Dataskyddsförordningen.